Direkt zu Amazon: Modernes Briefe schreiben
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Modernes Briefe schreiben
Das gesprochene Wort unterscheidet sich sehr oft vom geschriebenen. Wir sprechen aktiv, modern und in verständlichen Worten. In unseren Briefen überwiegt das Gestelzte, Gespreizte. Wir drücken uns umständlich aus und vergessen in langen Schachtelsätzen, was wir sagen wollten.
Amtsdeutsch vermeiden
Verabschieden Sie sich vom Amtsdeutsch und schreiben Sie so, wie Sie sprechen.
Wichtig: Umgangssprachliche Ausdrücke haben in Geschäftsbriefen nichts verloren.
| Statt: |
Bezug nehmend auf Ihren geschätzten Anruf vom... |
| Besser: |
Danke für Ihren gestrigen Anruf ... |
Vorteile herausstreichen
Bevor Sie einen Brief schreiben, überlegen Sie, welche Vorteile Sie dem Empfänger bieten können. Denn dafür interessiert er sich mehr als für Ihre Firmeninterna.
Ziele
Was wollen Sie Ihrem Empfänger mitteilen? Behalten Sie beim Schreiben das Ziel im Auge, dann wird Ihr Brief klar und verständlich. Verfolgen Sie in einem Brief maximal 3 Ziele. Lesen Sie den fertigen Brief nochmals durch, ob der Empfänger erkennen kann, was Sie von ihm wollen.
Kurze Sätze
Sätze mit maximal 13 Wörtern sind sehr leicht verständlich, mit 14 bis 19 Wörtern immer noch leicht verständlich. Sätze ab 35 Wörtern sind unverständlich. Trennen Sie also Schachtelsätze in mehrere Einzelsätze. Sie werden überrascht sein, wie leicht Sie plötzlich einen vorher komplizierten Text lesen können. (14 Wörter)
Sie statt wir
Sprechen Sie den Empfänger direkt an! Verwenden Sie im Text noch mal den Namen des Empfängers, denn: nichts merkt man sich leichter als den eigenen Namen.
| Statt: |
Wir geben die von Ihnen bestellten Waren nächste Woche zum Versand frei. |
| Besser: |
Frau/Herr ...., Sie erhalten Ihre bestellten Waren am 3. September. |
Aktiv statt passiv
Passive Formulierungen wirken fad und antiquiert. Verwenden Sie die aktive Form. Ihre Sätze werden verständlicher und auch kürzer.
| Statt: |
Deshalb machen wir Ihnen folgenden Vorschlag... (6 Wörter) |
| Besser: |
Deshalb schlagen wir Ihnen vor.... (5 Wörter) |
Zeitwörter statt Hauptwörter
Ersetzen Sie umständliche Konstruktionen mit vielen Hauptwörtern durch kürzere Sätze mit Zeitwörtern. Sie ersparen sich viel Platz und Ihrem Leser Zeit.
| Statt: |
Die Erledigung der Reparaturen erfolgt nach heutigem Ermessen in zwei Wochen. |
| Besser: |
Wir erledigen die Reparaturen voraussichtlich in zwei Wochen. |
Fremdwörter vermeiden
Ihre Geschäftspartner lesen gerne, was sie verstehen. Formulieren Sie einfach und verständlich. Ersetzen Sie schwer verständliche Fremdwörter durch deutsche Begriffe, soweit das möglich ist.
Konjunktiv raus
Der Konjunktiv wird immer noch mit einer höflichen Anrede gleichgesetzt. Dabei ist diese Form veraltet und keineswegs höflicher, sonder nur gespreizter. Sprechen Sie die Anliegen des Empfängers und Ihre Anliegen direkt an.
| Statt: |
Wir würden uns sehr freuen, Sie wieder als Kunden begrüßen zu dürfen. |
| Besser: |
Wir freuen uns darauf, Sie bald wieder als Kunden zu begrüßen. |
Bitte, danke, gerne sagen
Wer freut sich nicht über ein kleines Dankeschön? Machen Sie dem Empfänger Ihres Briefes diese Freude und bedanken Sie sich für einen Anruf oder einen Brief. Schreiben Sie, dass Sie etwas gerne tun. "Gerne sende ich Ihnen unsere Unterlagen." Wenn Sie etwas vom Empfänger benötigen, sagen Sie ruhig "bitte".
Positiv formulieren
Jeder liest lieber Positives als Negatives. Auch wenn mal ein Missgeschick passiert ist, formulieren Sie positiv. Bei Reklamationen schreiben Sie zu Beginn eine positive Formulierung und erläutern Sie dann, warum was passiert ist.
| Statt: |
Leider können wir Ihnen noch keine Broschüren zusenden. |
| Besser: |
Sie erhalten die Broschüren nächste Woche frisch aus der Druckerei. |
PS nutzen
Noch vor dem Text liest der Empfänger das PS. Nutzen Sie diesen wichtigen Platz, und nennen Sie in dieser Zeile z. B: nochmals den wichtigsten Vorteil. Sie können das PS aber auch für Ankündigungen nutzen, wie: "Ich rufe Sie nächste Woche an, wie Ihnen die Unterlagen gefallen haben." Oder "Weitere Vorteile finden Sie auf unserer Homepage unter www.firma.xx .
Vorreiter
Vorreiter sind schlecht, weil sie um den heißen Brei herumreden. Sagen Sie dem Empfänger direkt, was Sie von ihm wollen.
| Statt: |
Ich möchte mich bei Ihnen bedanken, |
| Besser: |
Vielen Dank! Oder einfach: Danke! |
Unnötige Doppelaussagen und Füllwörter
Viele Sätze können Sie kürzer schreiben, wenn Sie Doppelaussagen und Füllwörter vermeiden. Verabschieden Sie sich von unnötigem Ballast. Ihr Text wird einfacher und ansprechender.
| Statt: |
Betrag in der Höhe von EUR xxxx |
| Besser: |
Betrag von EUR xxxx |
| Statt: |
bereits schon mitgeteilt |
| Besser: |
schon mitgeteilt, bereits mitgeteilt |
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Modernes Briefe schreiben
